So erstellen Sie Ihre eigenen Workflows

Workflow-Konfigurator

Ein einfaches, aber probates Mittel, um eine höhere Kundenorientiertung und Kundenzufriedenheit zu erreichen ist die Festlegung von Standards im Umgang mit Kunden. Der Workflowgenerator unterstützt Sie bei der Erstellung einheitlicher Arbeitsprozesse. Einmal festgelegt können die einzelnen Schritte eines Workflows vom Mitarbeiter im Vorgang abgerufen werden. Dies können z. B. vorformulierte E-Mails mit Anhang sein, Wiedervorlagen zum Nachtelefonieren in X Tagen oder die Veränderung des Vorgangsstatus nach einer bestimmten Phase. Diese werden vom Benutzer im Vorgang ausgelöst.

Sie können für die unterschiedlichen Arbeitsprozesse beliebig viele Workflows anlegen. Workflows können automatisch ausgelöste Schritte haben, oder per Hand ausgelöste. Ebenso sind Verzweigungen möglich.

Einen neuen Workflow anlegen

Gehen Sie in die Administration und klicken dort auf "Workflows".

In der Hauptansicht sehen Sie die Bereits eingerichteten Workflows. Durch Klick auf + Neuer Workflow hinzufügen können Sie einen neuen Workflow anlegen. Einen Workflow löschen Sie, indem Sie auf den Workflow klicken und dann auf den Bleistift zur Bearbeitung und dann auf "Löschen".

Nach dem Sie auf + Neuer Workflow hinzufügen geklickt haben, erscheint die Eingabemaske für einen neuen Workflow.

Geben Sie für den neuen Workflow einen erklärenden Namen ein und Klicken auf Speichern.

Sie können mit den beiden Checkboxen definieren, wie sich der Workflow verhält und wer darauf zugreifen darf. Definieren Sie so, ob einzelne Schritte in diesem Workflow übersprungen werden dürfen. Andernfalls muss die Reihenfolge eingehalten werden. Mit der anderen Checkbox kann eingestellt werden, dass jeder User Steps ausführen darf oder nur der Ticket-Verantwortliche.

Sie können nun die einzelnen Workflowschritte definieren.

Workflowstep definieren

Um einen neuen Workflowschritt zu definieren, klicken Sie auf + Neuer Workflowstep. Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines neuen Workflowschrittes.

Im oberen Drittel der Eingabemaske können Sie für den Workflowschritt einen Titel eingeben und definieren ob dieser Workflowschritt eine Verzweigung ist.

Ganz unten können Sie definieren, ob der Step manuell oder automatisch ausgeführt werden soll. Bei automatischer Ausführung geben Sie an, nach wie vielen Tagen der Ausführung des festzulegenden anderen Workflow-Steps dieser Step ausgeführt werden soll.

Klicken Sie nun auf "Speichern"

Verwenden von Emailvorlagen in Workflowsteps

Sie können vor dem Speichern eines neuen Steps oder durch Klick auf den Step in der Workflow-Ansicht eine Email-Vorlage definieren.

Wenn Sie den Step aufgerufen haben, sehen Sie im mittleren Teil die Eingabefelder für die E-Mail und die Auswahl von Attachments. Für diese Vorlage können Sie bis zu vier Attachments anhängen:

Unterstütze Variablen in Emails für Absender, Empfänger und Anrede sind $employee_email$, $customer_email$, $serial_salutation$. Dies sind Variablen, die Sie an beliebiger Stelle in Ihrem Mailtext einfügen können. Wice wird diese dann automatisch durch den korrekten Text ersetzen.

Falls keine Email verschickt werden soll, lassen Sie einfach die Betreffzeile leer. Beim Ausführen des Workflowsteps kann der Text vom Benutzer noch individuell verändert werden. Es können auch einzelne Attachments vor dem Verschicken deaktiviert werden.

Wenn die EMail im HTML-Format verschickt werden soll, dann müssen Sie die Email im HTML-Format in das Feld "Text" eingeben und die Checkbox "Email-Text im HTML-Format" anklicken.

Workflowstep mit Wiedervorlagen und Aktionen definieren

Sie können in einem Workflowstep Wiedervorlagen oder Aktionen definieren. Das folgende Beispiel erklärt dies anhand einer einfachen Wiedervorlage:

Nachdem Sie in der Ansicht des Workflows in der Spalte "DB-Aktionen" auf das Symbol geklickt haben, verändert sich die Eingabemaske.

Wählen Sie im Drop-Down-Menü "Eintrag in Ticket-Timeline".

Im Beispiel wird eine offene Wiedervorlage (Feld "Erledigt" mit Wert "0", wenn die Wiedervorlage bereits erledigt sein soll, müssen Sie hier den Wert "1" eintragen) mit dem Text "Nachhaken" (Feld "Text") drei Tage nach Ausführung des Steps (Feld "Todo-Datum" mit der Variable für den aktuellen Tag plus 3 weitere Tage) für den Mitarbeiter an, der den Workflow ausführt (Feld "Mitarbeiter").

Im Bereich "Code" erscheint nach Klick auf "DB-Aktion speichern" der Eintrag der Datenbankaktion. Diese lassen sich so auch manuell eingeben. Das Format für Datenbankaktionen ist: "SQL-Befehl|Tabelle|Feldbeschreibungen". Die Feldbeschreibungen werden im Format "Spaltenname='Wert'" angegeben. Einfache Anführungszeichen sind obligatorisch.

Pro Zeile dürfen Sie nur einen Datenbankbefehl angeben. Im Screenshot sehen Sie einige Beispiele für Datenbankaktionen. Unterstützte Tabellen im Schreibmodus sind note (für Vorgangsaktionen), chance (für Chancen), ticket (Vorgang) sowie task (für die Wiedervorlage). Im Lesemodus (zum Verlinken dynamischer Variablen) werden note, chance, task, article (für Artikel), ticket (für den Vorgang) sowie category (für die Kategorien) unterstützt.

Vorgangsstatus über Workflowstep verändern

Sie können mit einem Workflowstep den Vorgangsstatus verändern. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Ticket-Eigenschaft ändern" aus und wählen dann in der Liste "Statusänderung" den gewünschten neuen Vorgangsstatus aus. Klicken Sie nun auf DB-Aktion speichern, um Ihre Einstellung in den Workflowstep zu übernehmen.

Workflow wechseln/ändern

Sie können über einen Workflowstep zu einem anderen Workflow wechseln. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Ticket-Eigenschaft ändern" und den gewünschten Workflow in der Liste "Workflow-Änderung" aus, zu dem Sie wechseln möchten. Klicken Sie nun auf DB-Aktion speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Workflowsteps als Verzweigung definieren

Mit einer Verzweigung können Sie dem Anwender zwei Optionen zur Abstimmung vorlegen. Bei der Wahl einer Option wird dann auf den nächsten Step verwiesen. Falls Sie die Checkbox zur Verzweigung aktivieren ändert sich die Eingabemaske für den Workflowstep wie folgt:

Im Screenshot sehen Sie ein Beispiel für eine Verzweigung. Geben Sie für jede Option einen Text ein. Dieser Text sollte im Zusammenhang mit dem Titel des Workflowschritts stehen. Für jede Option können Sie durch die Auswahlliste den nächsten Schritt auswählen.

Anlegen von Chancen über Workflowsteps

Sie können über das Anlegen von Workflowsteps auch automatisch Chancen erzeugen. Hier ist es sowohl möglich Rabatte für einzelne Artikel zu berechnen bzw. vorzugeben, als auch die Positionen zu vergeben, wenn die Chancen in chancenbasierten Dokumenten verwendet werden sollen.

Wählen Sie hierfür in den DB-Aktionen die Option "Opportunity/Umsatz" aus.

Die zur Verfügung stehenden Platzhalter für die Informationen zum Artikel sehen Sie in dem obigen Screenshot. Die jeweiligen Artikelnummern können Sie dem Artikelkonfigurator in Wice entnehmen. Die jeweilige users_employee_id zur Zuweisung des umsatztätigenden Mitarbeiters können Sie im Adressbereich von Wice in der jeweiligen Detailansicht des Mitarbeiters im Feld Mitarbeiter-ID auslesen. Sie können mit einem Workflowstep theoretisch beliebig viele Chancen anlegen. Sie können natürlich auch mehrere Workflowsteps für die Mitarbeiter als Vorlage zur Auswahl anlegen, je nachdem welche Art von Artikel bzw. Kombination aus diesen in das Angebot übernommen werden soll.

Um automatisch einen vordefinierten Rabatt für eine der Chancen beim Anlegen zu gewähren, und diesen auch im chancenbasierten Dokument darzustellen, wie im 2. Workflowstep aus dem Screenshot zu erkennen, muss die Eingabe für den zu rabattierenden Artikel um den Parameter ,discount_included_in_actual_sales_price='0.3*article.sales_price' ergänzt werden. So wird für den Artikel ein Rabatt von 30% gegeben. Alternativ dazu kann auch direkt der Parameter für den actual_sales_price in dem Format ,actual_sales_price='0.7*article.sales_price' angepasst werden, um ebenfalls einen Rabatt von 30% zu geben.

Sie können auch die Position der einzelnen Artikel zur Verwendung in einem chancenbasierten Dokument vorbestimmt, indem Sie das Parameter "position" anhängen, also z.B. ,position='2' oder ,position='1.1' etc. Fügen Sie dieses einfach an das Statement im großen Textfeld ans Zeilenende an. So wird die Chance dann bereits mit fester Positionsangabe erzeugt beim Ausführen des Workflow-Steps.

Löschen von Steps

Zum Löschen eines Steps klicken Sie in der Übersicht auf den Titel des Steps und dann auf "Löschen".

Logik-Check

Es wird nach jeder Eingabe ein Logik-Check durchgeführt. Dieser überprüft, ob die Reihenfolge der Schritte Sinn ergeben und ob alle Schritte in einer Kette von Arbeitsschritten erreichbar sind. Falls der Logik-Check eine Fehlermeldung ausgibt, editieren und überprüfen Sie bitte Ihre Workflowschritte bis die Fehlermeldung nicht mehr erscheint.