Email Integration

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Email Integration

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Mailclient Anbindung

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Wir bieten Ihnen zur Anbindung Ihrer Emailclients - kostenlos - Connectoren, sowie ein Add-Inn für Outlook unter Office365 an. Die Connectoren für Ihren lokalen Emailclient gibt es für MS Outlook und Mozilla Thunderbird - beide können Sie sich hier kostenlos herunter laden:

Download Outlook Connector

Installation: Speichern Sie zunächst das Programm auf Ihrem Rechner und klicken Sie zum Ausführen des Installers auf die herunter geladene Datei - folgen Sie nun den Anweisungen des Installers und starten Sie nun Ihr MS Outlook

Um das Add-Inn für Outlook 365 zu installieren gehen Sie wie folgt vor:

Loggen Sie sich in Ihren Office365 Account ein und öffnen Sie Ihre Outlook Applikation. Klicken Sie dann auf eine beliebige Email in Ihrem Posteingang und dort auf den Button "..." für "Weitere Aktionen". In dem angezeigten Menü klicken Sie nun auf "Add-ins erhalten" und dort auf "Meine Add-Ins" und hier auf "+ Benutzerdefiniertes Add-in hinzufügen" und wählen hier "Aus URL hinzufügen" aus. In dem nun erschienen Eingabefeld kopieren Sie folgende URL ein:
https://node66.wice-net.de/pserv/base/versionedfile/1.0/outlook365_manifest.xml
und klicken dann auf "OK" - fertig!

Wenn Sie nun eine Email auswählen und wieder das Menü unter "..." für weitere Aktionen aufrufen steht Ihnen hier der Wice CRM Connector zur Verfügung. Unter "Settings" müssen zunächst Ihre Wice-Zugangsdaten (also die URL Ihres Wice-Servers (z.B. node66.wice-net.de), Mandantenname, Username und Passwort) gespeichert werden. Unter "Save Email" können dann Emails in Wice CRM gespeichert werden. Sie werden hier, bevor die Maske zum Zuweisen der Email angezeigt wird, nochmal gefragt ob Sie es zulassen möchten dass der Wice CRM Connector ein neues Fenster öffnet - dem müssen Sie zustimmen.

Sie müssen gleichzeitig in Wice CRM in Ihrem Standardbrowser angemeldet sein, damit das Abspeichern funktioniert und Outlook/Office365 darf nicht in einem privaten Browser-Fenster aufgerufen werden, andernfalls funktioniert das Abspeichern nicht.

Über die Outlook - Einstellungen kann man optional das Menü zum Überführen der Emails direkt als Icon bei der jeweils ausgewählten Email anzeigen lassen. Gehen Sie hierzu auf die Einstellungen (Zahnrad-Icon) und dort auf "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen" -> "Aktionen anpassen" und aktivieren hier unter "Nachrichtenoberfläche" einfach die Checkbbox für den Wice CRM Connector und speichern dann noch Ihre Änderungen.

Emails überführen und zuweisen

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1. Aus dem Outlook Client:

Um eine beliebige Email aus Outlook in Wice zu übernehmen klicke Sie diese zunächst in Ihrem Outlook Client an und dann in der Menüleiste auf Wice->In Wice speichern.

Screen ol1.png


Es öffnet sich in Ihrem Browser ein neues Fenster/Tab in der Sie die Zuweisung der Email zu einer Adresse als Notiz bzw. direkt zu einem Ticket zuweisen können. Sie müssen also entweder die gewünschte Adresse auswählen oder wenn die Ticket-ID nicht erkannt wurde, diese manuell eingeben. Nach Klick auf Speichern wird die Email übernommen.


2. Aus Office 365:

Wählen Sie hier die Email aus die Sie übernehmen möchten - wenn Sie den Connector wie oben beschrieben haben direkt eingebunden haben, können Sie direkt auf das kleine Wice-Icon klicken und wählen dann Save Email aus.

Outlook connector.png


Der Connector bittet Sie dann darum ein neues Browser-Fenster öffnen zu dürfen uns Sie können die Email dort abspeichern. Wenn Sie das Icon nicht sehen, dann müssen Sie auf die weiteren Optionen ... klicken und können dann hier aus der Liste den Wice CRM Connector auswählen und die Email so überführen.

Aus Tickets kommunizieren

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Sie können direkt aus einem Ticket eine Email erstellen und direkt über den Wice-Server versenden. Dazu können Sie bei einem Eintrag/Todo einen Ansprechpartner zuweisen oder in der Auflistung aller Kontakte den gewünschten Empfänger auswählen. Um eine Email zu erstellen, die dann auch direkt wieder in dem Ticket abgelegt werden soll, klicken Sie einfach auf das Briefumschlagssymbol und es öffnet sich die Maske zum Erstellen der Email. Der gewünschte Empfänger ist bereits vorausgewäht. Schreiben Sie nun Ihre Email und versenden diese - die Email wird automatisch als neuer Eintrag der Timeline des Tickets hinzugefügt.

Historie einsehen

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Wenn Sie auf diesem Wege sowohl Ihre ausgehenden Emails aus Wice heraus erstellen, so dass diese automatisch im Ticket erscheinen und auch Ihre eingehenden Emails in Wice ablegen, ergibt sich automatisch eine lückenlose Historie der gesammten Kommunikation. Das erleichtert Ihnen das Auffinden aller relevanten Informationen und erhöht die Transparenz im Team.

Sie können natürlich auch, wenn es eher Ihrer arbeitsweise entspricht, die ausgehenden Emails mit Outlook erstellen und dann nachträglich diese mit wenigen Klicks in Wice CRM ablegen.

Sie können die Einträge in der Timeline natürlich auch nach bestimmten Informationen Durchsuchen - wobei Sie nicht die Texte der Emails selbst durchsuchen können.